- Panie Krzysztofie, działacie już Państwo na rynku informatycznym od ponad 20 lat, w czym dokładnie się specjalizujecie?
Specjalizujemy się w tworzeniu i wdrażaniu autorskich rozwiązań elektronicznej archiwizacji i obiegu dokumentów. Dzięki temu nasi klienci mogą znacząco ograniczyć koszty obsługi klientów oraz zdigitalizować i unowocześnić swoje procesy.
- Wiem, że LUDZIE są dla Was bardzo ważni, dlatego inwestujecie w najlepszych specjalistów i zapewniacie im najlepsze warunki pracy, zgadza się?
Odpowiem wprost, ludzie są najważniejsi. To dzięki ich kompetencjom, doświadczeniu i zaangażowaniu istnieje CONTMAN. To dzięki Nim jesteśmy w stanie tworzyć nasze rozwiązania oraz wdrażać je u naszych Klientów. Inwestujemy w najlepszych specjalistów w naszej branży i staramy się zapewnić najlepsze warunki, ponieważ tylko tak możemy utrzymać rozwój naszych produktów i usług oraz obsługę klientów na najwyższym poziomie.
- Co sprawiło, że zdecydowaliście się stworzyć kompleksowe narzędzie do digitalizacji dokumentacji jakim jest CONTMAN Director?
Musiałbym sięgnąć prawie 20 lat wstecz, kiedy to wspólnie z moim Partnerem - Tomaszem Czubkowskim - postanowiliśmy stworzyć firmę oferującą rozwiązania do elektronicznej archiwizacji i obiegu dokumentów. Odpowiadając krótko - widzieliśmy potrzeby Klientów w tym zakresie oraz brak kompleksowego rozwiązania na rynku.
- Jak wyglądał proces powstawania Państwa rozwiązania?
Od początku wiedzieliśmy, że chcemy napisać własne, autorskie rozwiązanie. W pierwszym etapie stworzyliśmy elektroniczne archiwum dokumentów. W drugim, powstał moduł do skanowania i przetwarzania dokumentów. Dzięki niemu wszystkie dokumenty mogły trafiać do elektronicznego archiwum. Wkrótce okazało się, że z dokumentami wiążą się ich obieg i procesy biznesowe. Stworzyliśmy więc obieg dokumentów. Dalszy rozwój podyktowany został dwoma czynnikami: chęcią zaspokojenia potrzeb klientów oraz trendami rynku i rozwoju technologii.
- Jakie są najważniejsze funkcjonalności CONTMAN DIRECTOR?
Pierwszą i najważniejszą funkcjonalnością to zapewnienie bezpiecznego i szybkiego dostępu do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia, a więc elektroniczne archiwum dokumentów. Niebagatelną sprawą jest możliwość integracji archiwum z systemami działającymi już u klientów.
Druga, to zapewnienie obiegu spraw, a więc możliwość podejmowania decyzji zdalnie, śledzenia przebiegu procesów i realizacji zadań.
Trzecia, szczególnie istotna w ostatnich miesiącach, wynikająca z okresu pracy zdalnej, to możliwość właśnie zdalnego, elektronicznego podpisywania dokumentów oraz ich bezpiecznej archiwizacji.
- Rozumiem, a jakie korzyści będzie miała firma decydując się akurat na Wasze rozwiązanie?
Praktycznie od zawsze korzyści jakie związane są z zastosowaniem naszych rozwiązań oscylują w zakresie obniżenia, a często całkowitego wyeliminowania kosztów związanych z obsługą tradycyjnych - papierowych - dokumentów. To również skrócenie czasu i obniżenie kosztów obsługi klientów oraz procesów w danej organizacji. Zawsze wiąże się to z zapewnieniem i zwiększeniem bezpieczeństwa dokumentów i dostępu do nich. Spełnienie wymogów RODO i innych przepisów w tym zakresie. Nie bez znaczenia jest często realizacja strategii digitalizacji organizacji, a co za tym idzie ochrony przyrody i działań proekologicznych.
- Jeśli przedsiębiorstwo zdecyduje się na Wasze rozwiązanie, jak wyglądają dalsze etapy działania?
Zakładam, że taka część jak zebranie wstępnym wymagań, zapoznanie się z celami Klienta została już wykonana. W takim przypadku, w pierwszym etapie, potwierdzamy potrzeby klienta i jego cele. W przeważającej części proponujemy gotowe rozwiązania lub ich dostosowanie. Następnie przeprowadzamy wdrożenie. Szkolimy użytkowników. Na koniec obsługę przejmuje dział pomocy i wsparcia, który w razie pytań stara się na bieżąco odpowiadać klientom.
- Czy uważa Pan, że w dzisiejszych czasach takie rozwiązania to już MUST HAVE dla firmy?
Odpowiem przewrotnie, w przeciągu ostatnich lat nie spotkaliśmy się z klientami, którzy nie posiadali żadnych tego typu rozwiązań lub choćby ich zalążka. Dzisiejszy biznes jest już sam w sobie bardzo mocno zdigitalizowany. Wysyłamy e-maile, korzystamy z aplikacji mobilnych, tworzymy i przesyłamy dokumenty elektroniczne oraz korzystamy z systemów ERP, CRM, back-office…
Pytanie, przed którym stają klienci to raczej: “Na ile jesteśmy zdigitalizowani - czy mamy do tego odpowiednie rozwiązania, które zapewnić mogą pełną digitalizację”.
- Może Pan opowiedzieć o Waszym doświadczeniu? W jakich firmach udało się już Wam wdrożyć CONTMAN DIRECTOR?
W ciągu 20 lat działalności mieliśmy możliwość wdrażać nasze rozwiązania praktycznie w każdym sektorze gospodarki. Na początku, najczęściej digitalozowały się instytucje finansowe takie jak: banki, ubezpieczyciele czy firmy leasingowe. Z biegiem lat przyszła kolej na inne branże jak choćby: telekomy, utilities, transport i logistykę czy handel i dystrybucję. W każdej z tych branż, z naszych rozwiązań korzysta jeden z liderów.
- Czy myślicie nad rozwojem Waszym rozwiązań? Jeśli tak, to w jakim kierunku?
Oczywiście. Proces rozwoju i badań jest wpisany w nasz biznes. Chcemy i robimy to. Mało tego, nasi klienci wręcz oczekują tego od nas. Często pytają się, w którą stronę idzie rynek, jak się przygotować, jak wykorzystać nasze rozwiązania, aby zdobyć przewagę. Obserwuję to szczególnie w branży handlowej i dystrybucji, gdzie nawet niewielkie usprawniania i digitalizacja procesów wpływa znacząco (dzięki skali) na przewagę oraz wynik finansowy.
Jeżeli chodzi o kierunek rozwoju na najbliższe 12 miesięcy to na pewno będziemy rozwijać moduł, który pozwala na zdalne, a więc elektroniczne, podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Wiążą się z tym dodatkowe wymagania zapewnienia identyfikacji i weryfikacji osób, które biorą udział w procesie zawarcia transakcji.
Drugim kierunkiem jest rozwój i jeszcze większa automatyzacja archiwizacji dokumentów elektronicznych. To odpowiedź na potrzeby naszych klientów, którzy w dobie pracy zdalnej przełączyli się na tworzenie tylko dokumentów elektronicznych w niespotykanej do tej pory skali. Często oznacza to nowe dokumenty i nowe procesy z nimi związane, którym trzeba zapewnić elektroniczną archiwizację i obieg.
Dziękuję za rozmowę.